IHE®-konform und KDL – Digitale Patientenakten als Grundlage für effiziente Prozesse und verkehrsfähige Kommunikation

Evangelisches Krankenhaus St. Johannisstift Paderborn

Autor: Winfried Janssen
Veröffentlichung: 12.05.2023

Das St. Johannisstift in Paderborn stellt sich auf für aktuelle und zukünftige Anforderungen

Im evangelischen Krankenhaus St. Johannisstift in Paderborn wurde bei der Langzeitarchivierung von Patientenakten schon im Jahr 2009 von der Papierform auf Digitalisate umgestellt. Bei diesem Konzept war die zeitliche Schnittstelle zur Umwandlung mit einem Verzug von mehreren Monaten nach Patientenentlassung vorgesehen, was zumindest eine Entlastung in der Archivraumnutzung zur Folge hatte. 
2020 war die bestehende Lösung und das damit verbundene Digitalarchiv an das Ende der Nutzbarkeit gekommen. Die vom damaligen Dienstleister angebotene Alternative entsprach nicht den Zukunftsvorstellungen der Verantwortlichen im Haus und so wurde eine Neuorientierung am Markt notwendig. „Wir haben uns vor allem in der Region gut umgehört und im Austausch mit Kolleg*innen aus den IT-Abteilungen der Krankenhäuser nach deren Lösungen und Erfahrungen gefragt“, beschreibt Daniel Frensemeier aus dem Referat IT und Projektmanager für die Digitalisierungsprojekte den Start in die Archiv-Neukonzeption. „Am Ende dieser Phase war für uns die Botschaft, dass DMI der passende Partner für uns sein könnte, eindeutig.“

Der Beginn der Kontakte zu DMI im Mai 2020 wurde begleitet vom Beginn der Pandemie. Daher wurden die Treffen sehr schnell in die virtuelle Welt der Teams-Konferenzen verlegt.

Schlüsselvorteile

Unmittelbarer und ortsunabhängiger Zugriff auf alle digitalisierten Patientenakten
Zentrales Zugriffskonzept zum Schutz vor unbefugtem Zugriff
Aktendigitalisierung und Datenaufbereitung nach KDL, IHE®-Konformität
Anbindung des Archivsystems an das LE-Portal
Kommunikations-ready für intersektorale und interdisziplinäre Bedarfe

Leistungen von DMI 

Installation AVP8 als Patientenakten-DMS und Datendrehscheibe
Übernahme elektronisch generierter Patientendaten aus Subsystemen
Laufende Fallaktendigitalisierung mit Einbeziehung von Altfällen im DMI Dienstleistungszentrum
Sicherheitsarchivierung elektronischer und digitalisierter Patientendokumente im DMI Rechenzentrum
MD-gerechte Aktenbereitstellung durch Anbindung an das LE-Portal
Migration der Altdaten aus dem bisherigen Archivsystem

Ein komplexes Lösungspaket reibungslos implementiert 

Im Gegensatz zur bisherigen Praxis der reinen Archivraumlösung hat das neue Lösungspaket, das Anfang 2022 zeitgleich mit dem neuen KIS an den Start ging, ein deutlich komplexeres und grundsätzlich geändertes Design.

Das neue Archivsystem AVP8 vereint DMS und Aktenverwaltung. Der Fokus der Aktendigitalisierung liegt bei den aktuellen stationären und ambulanten Patientendokumentationen. Die Indexierung der gescannten Dokumente erfolgt auf Basis der Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL) und IHE®-konformer Dokumentenbildung. Zusätzlich werden die elektronisch erzeugten Dokumentationen inklusive der Fall-Metadaten ins Archiv übernommen. Die Kommunikation mit dem MD erfolgt über eine Schnittstelle des Archivsystems zum LE-Portal. Die revisionssichere Speicherung von Roh- und Anwendungsdaten sowie der elektronisch erzeugten Dokumentation erfolgt im DMI Secure Data Center. Eine Migration der Altdaten aus dem bisherigen Archivsystem erhöht den Informationskomfort besonders für Mediziner*innen.

Bei diesem sehr umfangreichen Gesamtpaket sind ein effizientes Projektmanagement auf Seiten des Krankenhauses und eine entsprechende Consultingleistung des Dienstleisters ein absolutes Muss. Bei eingeschränkten Reisemöglichkeiten ist die Realisation solcher Projekte ohne eine effiziente virtuelle Kommunikation nicht möglich. „Gerade unter diesen erschwerten Bedingungen“,  so Frensemeier, „muss ich feststellen, dass die Einführung des neuen Archivs inklusive der komplexeren Dienstleistung und Softwarekomponenten quasi ‚wie geschnitten Brot‘ funktionierte“.  

„Dadurch, dass wir alle Leistungen aus einer Hand erhalten (Digitalisierung, Archivierung), war die Umstellung vom alten Dienstleister, hin zur DMI, eine große Verschlankung der angegliederten Prozesse. Durch die intersektorale Aufstellung von DMI, sehen wir hier auch in der Zukunft einen zuverlässigen Partner, mit dem sich auch kommende Projekte und Anforderungen gut umsetzen lassen.“

Daniel Frensemeier,  Referat IT und Projektmanager für Digitalisierungsprojekte

Zeitnahe Verarbeitung und beschleunigter Zugriff

Ein großer Vorteil für die Arbeit mit digitalisierten Akten in der neuen Ausrichtung liegt auch darin, dass die Akten nicht mehr quartalsweise zur Konvertierung abgeholt werden, sondern seit dem Neustart mit DMI quasi täglich auf den Weg gebracht werden können. Die flexible DMI Aktenlogistik mit dem elektronischen Lieferschein ermöglicht hier ein sehr individuelles Agieren. „Heute haben wir im Medizincontrolling nach einer sehr überschaubaren Zeit Zugriff auf die digitalisierten Akten. Im Bedarfsfall, über die Expressfunktionalität, sogar innerhalb weniger Stunden“, beschreibt Annette Zacharias, Teamleitung Medizincontrolling, den Benefit im täglichen Handeln. Sie ist nach einer längeren Unterbrechung seit Beginn des Jahrs wieder im St. Johannisstift tätig und kann mit der aktuellen Anbindung an das LE-Portal einen signifikanten Unterschied zu der Archiv-Praxis vor ihrem Weggang ausmachen. „Die damalige Lösung hatte vornehmlich die Auflösung der Raumfrage im Blick“, erläutert sie weiter. „Für uns im Medizincontrolling war daher die Unterstützung nicht wirklich spürbar.“

Der Aktenlauf nach der Patientenentlassung ist im Haus verbindlich geregelt. 24 Stunden nach der Patientenentlassung, ein Zeitraum, der es ermöglicht noch nachlaufende Befunde der Akte hinzuzufügen, gelangt die Akte in das jeweilige Klinik-Sekretariat. Dort verbleibt sie ca. 8 Tage zur Arztbrief-Finalisierung und wird nach der ärztlichen Freigabe an das Medizincontrolling zur Codierung mit anschließender Rechnungslegung gegeben. Von dort aus organisiert das dem Medizincontrolling angegliederte Büro für Aktenarchivierung den protokollierten Transfer zur Digitalisierung durch DMI. Dieser relativ schlanke und gut dokumentierte Aktenlauf ist mit ein Garant dafür, dass die Digitalakten im Bedarfsfall zum unmittelbaren Zugriff bereitstehen. Sobald die elektronische Arztbrief-Vidierung im KIS implementiert sein wird, kann der Gesamt-Workflow noch weiter beschleunigt werden, da mit dieser Workflow-Komponente die interne Aktentouristik signifikant reduziert werden kann. Damit können generell die Sicherheit der Daten erhöht und Rechercheaufwände nach dem Verbleib der Akten minimiert werden. 

„Für mich und meine Kolleg*innen liegt der große Vorteil unseres Digitalarchivs darin, dass wir gleichzeitig auf die aktuellen Fallakten zugreifen können, egal in welchem Büro wir uns gerade befinden. Die Einbeziehung der Voraufenthalte in die Digitalakte erspart uns ehemals notwendige Such- und Beschaffungsaufwände.“

Annette Zacharias,  Teamleitung Medizincontrolling

Überzeugende Qualität und State-of-the-Art-Datentechnologie als sicheres Fundament  

War im alten System die Darstellung der digitalisierten Akten auf eine Schwarz-weiß-Wiedergabe beschränkt, gibt es seit der Umstellung auf die DMI Dienstleistung keinerlei qualitative Einschränkung bei den Digitalisaten. Durch die Dokumententyp-bezogene Klassifizierung nach KDL und der IHE®-konformen Dokumentenbildung ist heute das Krankenhaus St. Johannisstift in der Lage, Patientenakten MD-vorgabengerecht (eVV-Konformität) über das LE-Portal zu übermitteln. 
Darüber hinaus ist das jetzige Archivdesign eine unabdingbare Grundlage für eine verkehrsfähige, zukunftsorientierte und sektorenübergreifende Kommunikationsfähigkeit, wie sie in weiteren bereits begonnenen Digitalprojekten wie zum Beispiel der OWL-Gesundheitsplattform gefordert ist.

Wenn aktuell sicherlich das Medizincontrolling im Rahmen der Erlössicherung der Haupt-User des Digitalarchivs ist, werden sich im Rahmen des Betriebs der neuen Gesundheitsplattform in der näheren Zukunft auch die Medizinerinnen und Mediziner verstärkt der Möglichkeiten eines Digitalarchivs bedienen. Bereits heute können Ärztinnen und Ärzte während der laufenden Behandlung einer wiederkehrenden Patientin bzw. eines wiederkehrenden Patienten mit wenigen Klicks Zugang zu den Dokumenten der Voraufenthalte erhalten. Das fördert auch die zukünftige Akzeptanz digitaler Informationsumgebungen.

Die konsolidierte Patientenakte in der Datendrehscheibe AVP8

Patientendokumentationen bestehen neben den konventionell papierbasierten Dokumenten verstärkt aus bereits elektronisch vor allem in Subsystemen generierten Daten. Aus diesen beiden Quellen gilt es eine konsolidierte digitale Patientenakte zu erstellen, bei der es für die Nutzer:innen nicht mehr relevant ist, wo der einzelne Informationsträger entstanden ist. Im Krankenhaus St. Johannisstift Paderborn übernimmt das DMI AVP8 die Aufgabe der informatorischen Zentralinstanz. Konkret bedeutet das, dass die Daten der Subsysteme direkt an das AVP8 übermittelt werden und von dort eine Rückverlinkung ins KIS erfolgt. Somit müssen keine Daten mehr dezentral in den Systemen vorgehalten und gepflegt werden. Jeglicher Zugriff erfolgt direkt aus dem AVP8 heraus. Das Digitalarchiv als Datendrehscheibe gewinnt dadurch eine zentrale Bedeutung für die gesamte interne und externe Kommunikation.

Die Verantwortlichen im Evangelischen Krankenhaus St. Johannisstift sind sich sicher, mit der neuen Ausrichtung eine nachhaltige Lösung geschaffen zu haben und bestens für zukünftige Bedarfe gewappnet zu sein.


Über das Evangelische Krankenhaus St. Johannisstift Paderborn

  • Gegründet 1862
  • Akutkrankenhaus
  • Rechtsform: Ev. Stiftung des bürgerlichen Rechts
  • Art: freigemeinnützig
  • Anzahl Mitarbeitende: ca. 1.300
  • Bettenzahl: 208
  • Fallzahlen stationär: 5374
  • Fallzahlen ambulant: 7077
  • MD Prüfquote: 5 % über alle Quartale in 2022
  • KIS: i-solution, ClinicCentre
  • Archivsystem: AVP8

www.johannisstift.de

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