Hohe Akzeptanz für die Archivar 4.0 Lösungen

Informationssicherheit, Kommunikationsfähigkeit, Prozessoptimierung und das Schaffen einer Wissensbasis: Das Klinikum Hochsauerland hat sich für die Anforderungen von heute und morgen tragfähig aufgestellt. Das interoperable Rückgrat für die Digitalisierung bilden die Lösungen von DMI.

Klinikum Hochsauerland GmbH, unter diesem Namen firmieren seit kurz nach ihrer Fusion die vier Krankenhausstandorte in Arnsberg und Meschede. Die Krankenhausgesellschaft mit christlicher Prägung verfügt über 927 Betten in 32 Kliniken, vier Instituten und 12 Schwerpunktzentren. Das Einzugsgebiet für das umfassende Angebot der Grund- und Regelversorgung bildet der flächenmäßig größte Landkreis in NRW – das Hochsauerland.

„Wir haben damals sehr viel mit Papier gearbeitet“, erinnert sich Thomas Neuhaus, bis Juli 2022 Verwaltungsdirektor, an seinen Einstieg im Klinikum vor acht Jahren. „Die Archivierung bedingte einen enormen Aufwand an Archivraum und an Personalressourcen für die manuelle Suche. Wir benötigten hierfür unbedingt eine Lösung. Unsere Ziele gingen aber darüber hinaus: Patienteninformationen sollten unabhängig von Ort und Zeit verfügbar sein, sowie für beliebig viele Nutzer zur selben Zeit.“

 „Wir definierten abteilungsübergreifend das Ziel, Papier einzusparen und die Archivierung zu digitalisieren. Die Archivierung über einen Dienstleister umzusetzen, erschien uns als pragmatischste und beste Lösung“, erklärt Christian Lange. „Wir wollten den Suchaufwand eliminieren, und es sollte keine Falschablagen mehr geben“, so der IT-Leiter weiter. Das revisionssichere Archivieren der Patienteninformationen auf einem Server in Deutschland war ein herausragendes Ziel bei der Neuaufstellung. Schon damals, führt Lange fort, sei den Verantwortlichen klar gewesen, dass eine Flut an Dokumenten und Daten auf das Krankenhaus zukommen würde, die intern nicht mehr zu managen sei.

„DMI war in unserem Haus als zuverlässiger Partner bekannt – daher fiel die Entscheidung für diesen Anbieter“, erläutert der IT-Leiter. Die beauftragten Leistungen enthalten das intelligente Digitalisieren der Papierakten im Dienstleistungszentrum in Leisnig. Die Digitalisate, inklusive einiger in den Häusern punktuell gescannter Dokumente, werden mit den elektronisch erstellten Dokumenten – etwa bei der Aufnahme – zusammengeführt.

Die damals gesteckten Ziele sind realisiert, freut sich Gesenhues: „Dank der Lösung von DMI verfügen Nutzer aus Klinik und Administration parallel über die Patientenunterlagen – was schlankere, schnellere und sichere Prozesse ermöglicht“. Für Ärztinnen und Ärzte, Kodierer:innen und Medizincontroller:innen sind die Informationen zuverlässig vollumfänglich und leicht zugreifbar. Der Leiter Controlling: „Es war für die Geschäftsleitung von Anfang an klar, dass wir mit dem Anstoßen von Digitalisierungsprozessen die Mitarbeitenden von sekundären Tätigkeiten befreien können. Heute können sie sich mehr um die Patienten kümmern – das hat sie überzeugt.“

Ein herausragendes Beispiel ist laut Neuhaus das MD-Fallmanagement: „Während früher argumentationsstützende Unterlagen manuell zugeordnet, kopiert und per Post versandt werden mussten, können wir diese Aufgaben heute digital erledigen. Das reduziert den Ressourceneinsatz, und dank der Vollständigkeit der Daten fallen die MD-Prüfungen inzwischen positiver für uns aus. Nachteile durch Verzögerungen aufgrund fehlender Akten entfallen. Außerdem ermöglicht uns die Lösung, die Regelungen der eVV für den digitalen Austausch mit dem MD zu erfüllen.“

Dass eine Digitalisierung des Archivs sinnvoll ist, musste anfangs mit viel Überzeugungsarbeit vermittelt werden, erinnert sich Michael Gesenhues, als Prokurist mitverantwortlich für digitale Prozessgestaltung im Klinikum. Rasch nach der Einführung der digitalen Akte zeichneten sich jedoch auch laut Gesenhues in diesem Bereich die signifikanten Vorteile ab: „Wir hatten eine deutliche Transparenzsteigerung bei der Arbeit mit dem MD. Die kommunikativen Abläufe sind nun digital, der belastende Arbeitsaufwand ist krass reduziert, und wir können Mitarbeitenden die Tätigkeit im Homeoffice anbieten – das ist begrüßenswert, insbesondere im Kontext von Corona“. Die Verfügbarkeit der Unterlagen in Vollständigkeit helfe sehr, die Erlöse zu sichern,  so Gesenhues.

„Dank der konsolidierten digitalen Patientenakte erfüllen wir auch die gesetzlichen Vorgaben zur Informationssicherheit und zur Kommunikationsfähigkeit im Kontext der Telematikinfrastruktur“, kommentiert Lange. „Dank DMI speichern wir das Behandlungswissen an einem zentralen Punkt unter Einhaltung der Datenschutz-Vorgaben in einer Cloud in Deutschland.“ Der Wechsel von AVP7 zu AVP8 brachte laut dem IT-Leiter den Sicherheitsvorteil, dass sich eine konsolidierte digitale Akte bei Bedarf hochverfügbar aus der Cloud abrufen lasse.

„Die Tragweite des zentralen Archivierens und Vorhaltens der Patienteninformationen war uns bei der Entscheidung 2018 noch gar nicht bewusst“, so Lange ergänzend. „Hinzu gekommen sind inzwischen zahlreiche gesetzliche Vorgaben, denen wir durch diese Lösung gerecht werden können, sowie zusätzliche wichtige Mehrwerte, die sich ergeben haben.“ Heute profitierten auch Kolleg:innen, an die beim Einbezug in die Strategiegespräche noch gar nicht gedacht worden sei. „Es hat sich somit herausgestellt: Wir brauchen einen Partner für die aktuellen und künftigen Digitalisierungsprojekte. Mit der digitalen konsolidierten digitalen Patientenakte und den Tools des Archivar 4.0 bietet uns DMI dieses Fundament – verlässlich, verbindlich und professionell.“

„Mit unserer Digitalstrategie sind wir 2018 gestartet“, sagt Neuhaus. Seit damals hat das Klinikum auch einen Digitalbeauftragten. „So stellen wir unser Krankenhaus für die Zukunft auf.“ Das KHZG habe diese Bestrebungen deutlich bestärkt. Zu den Projekten in diesem Kontext zählt am Hochsauerlandklinikum ein PDMS, dessen Daten revisionssicher archiviert und verfügbar sein müssen – nicht nur für die Abrechnung. „Bei der künftig voll digitalen Fieberkurve und weiteren Lösungen in Richtung originär elektronischer Dokumentation setzen wir auf unseren bewährten, kompetenten Archivierungsdienstleister.“

„Den Anforderungen hinsichtlich des Austauschs von Patienteninformationen und des Einbezugs neuer Datenquellen stellen wir uns mit der digitalen konsolidierten Patientenakte von DMI“, fügt Lange hinzu. Die Fördertatbestände im Kontext des KHZG seien nur der Beginn einer umfangreichen Digitalisierung – und die herstellerunabhängige, interoperable Verfügbarmachung erhalte hier den höchsten Stellenwert. Lange weiter: „Wir sind groß genug, um am Markt wahrgenommen zu werden, aber nicht so groß, dass wir durch größenbedingte  Schwerfälligkeit Dinge nicht anpacken und ändern könnten. Das hat auch diese Lösung mit DMI erfolgreich gezeigt. Meine Geschäftsführung ist überzeugt von der Digitalisierung – und geht diesen Weg engagiert und unterstützend mit. Dieses gemeinsame Handeln macht großen Spaß. Das Fundament hierfür liefert das hoch performante digitale Archiv.“

„Digitale Patienteninformationen werden für den Fortschritt der Medizin eine wichtige Rolle spielen“, unterstreicht Gesenhues. Daten zu Diagnosen, Therapiestellung und Behandlungsergebnissen ermöglichten die Präzisierung und Individualisierung der Gesundheitsversorgung und somit bessere Outcomes. „Damit wir diese Verbesserungen im Sinne unserer Patient:innen erzielen können, müssen alle Leistungserbringer die Behandlungsdokumentation digital interoperabel für den Austausch zu Forschungszwecken verfügbar machen. Die Lösung in unserem Haus zeigt die tragfähigen Möglichkeiten für diesen vielversprechenden Weg in die Zukunft.“

 „Wir sehen uns als leistungsstarken Klinikverbund, der Maximalversorgerniveau erreichen kann“, unterstreicht Neuhaus. „Entsprechend werden wir auch unser telemedizinisches Angebot stetig erweitern. Dafür ist eine starke digitale Infrastruktur notwendig. DMI ist der ideale Partner für unsere Vorhaben.“

Über das Klinikum Hochsauerland

• Vier Standorte
• Strategie der Stärkung der stationären Versorgung durch Ausbau der Notfall- und Intensivmedizin, Schwerpunktbildungen und Schaffung sektorübergreifender Versorgungsstrukturen
• Mit 40.000 stationären und 100.000 ambulanten Fällen Maximalversorgerniveau erreichbar
• Eine starke digitale Infrastruktur bildet eine wichtige Grundlage für die Zukunft des Klinikums

 www.klinikum-hochsauerland.de