Prozesse beschleunigen, Kosten einsparen

Sach- und Personalkosten reduzieren: Dass die digitale Bereitstellung papierbasierter Patientenakten sie dabei unterstützt, den Druck hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Qualität zu meistern, ist den meisten Krankenhausverantwortlichen heute bewusst. Wichtige Potenziale für Produktivitätsgewinn bieten aber auch weitere Bereiche und Dokumentenarten, betont Prof. Dr. Maier, Studiendekan an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg, Mannheim, in unserem Interview. Seine Aussagen haben Geltung über den Gesundheitssektor hinaus.

Prof. Dr. Björn Maier: Die Rechnung ist ganz einfach – in der DRG-Kostenmatrix fallen Verwaltungskosten unter Infrastrukturkosten, mit den Kostenartengruppen 7 und 8. Ihre Finanzierung über Fallkostenpauschalen findet nicht direkt statt. Krankenhausverantwortliche müssen daher versuchen, diesen Kostenblock „smart zu managen“. Der nach wie vor hohe Papieranteil in klinischen und administrativen Tätigkeitsfeldern sowie die Tendenz, einmal gescannte Unterlagen wieder auszudrucken und minimal annotiert oder unterschrieben wieder einzuscannen, erfordert die Aufmerksamkeit von Verantwortlichen. Hier schlanker zu werden, hilft unnötige Kosten zu minimieren.

Die digitale Verfügbarmachung von Dokumenten – auf Papier generiert oder bereits originär elektronisch – sowie ihre Archivierung sind heute klar unter dieser Anforderung zu sehen. In Zukunft sollte ein durchgängig elektronischer Lebenszyklus für Dokumente Teil der Strategien sein.

Prof. Maier: Die Herangehensweise bezieht sich nicht nur auf Patientenakten, sondern auf sämtliche Dokumente, die in informationsbezogenen Prozessen generiert werden und zur Anwendung kommen bzw. archiviert werden müssen.

Die Digitalisierung der Unterlagen vermeidet Raummiete und Unterhaltskosten – also Sachkosten. Sie reduziert bzw. eliminiert ferner die Archivlogistik und somit Personalkosten; sie macht Schluss mit Informationsverlusten und gewährleistet die Zugreifbarkeit unabhängig von Zeit und Ort für beliebig viele Prozessteilnehmer … was erneut zu verringerten Personalkosten führt. Im Einklang mit einer klaren Berechtigungsstruktur bringt dies rasche, schlanke, sichere Prozesse. Natürlich muss man hierbei die Kosten der Digitalisierung und digitalen Bereitstellung gegenrechnen.

Prof. Maier: Das Scannen und digitale Aufbereiten von Papierunterlagen für die Nutzung in Prozessen sowie die digitale Archivierung sind wichtige Schritte in der heutigen Situation. Durchgängig elektronische Dokumentation und vollständig digitale Prozesse sollten das mittelfristige Strategieziel sein, wenn Krankenhäuser ein Maximum an Produktivität, Geschwindigkeit und Prozesssicherheit erreichen wollen.

Ein Beispiel ist die komplette elektronische Durchführung von Aufgaben im Personalbereich – von der Online Bewerbung über die digitale Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag, Personalentwicklung, Dienstplanung sowie Gehalt bis hin zu den Aufgaben im Kontext des Austritts von Mitarbeitenden.

Prof. Maier: Alle wissenschaftlichen Arbeiten der Dualen Hochschule Baden-Württemberg belegen beispielsweise im Kontext des digital gestützten Rechnungseingangs – einem weiteren Anwendungsbeispiel – deutliche Einsparungen bei Prozesszeiten und Personalaufwand. Das Skonto­ziehen wird stringenter durchgeführt, Lieferantenkredite vermieden; Verbesserungen beim Cash-Management und bei der Liquidität sind messbar.

Auch im Controlling sollten wir einen medienbruchfreien Weg anstreben – vom Zugriff auf Daten über die Analyse bis zur Übermittlung an Verantwortliche, die somit leichter und schneller ihre zukunftsrelevanten Entscheidungen treffen können.

Der Weg zu dieser durchgängigen Elektronisierung ist noch mit einigen Hürden versehen. Zu ihnen zählen relevante Investitionskosten und die Herausforderung der Interoperabilität zwischen den beteiligten Anwendungssystemen.

Prof. Maier: Die Kernbotschaft lautet: Verkürzte Prozessdurchlaufzeiten bedeuten die reduzierte Bindung von Personalressourcen, ebenso wie die Verringerung von Sachkosten. Vor diesem Hintergrund schlage ich den Verantwortlichen in Krankenhäusern vor, auf dem langen Weg zur vollumfänglichen elektronischen Dokumentation auf das Scannen und digitale interoperable Bereitstellen von Dokumenten und Daten zu setzen. Zielen wie etwa höherer Produktivität kommen Krankenhäuser und Unternehmen dadurch einen großen Schritt näher.