Die digitale Patientenakte: Herzstück für Betriebsalltag und Digitalstrategie

Eine einheitliche digitale Patientenakte für die Gruppe: Dieses Ziel verbinden die Verantwortlichen bei Asklepios mit einer enormen Bandbreite an Vorteilen. Qualität der Leistungserbringung, Wirtschaftlichkeit durch schlanke sichere Prozesse und neue Möglichkeiten der Steuerung der Gruppe und einzelner Häuser bietet die Lösung mit DMI. Neben Services wie der Digitalisierung von Papierakten und deren Langzeitarchivierung kommen im Klinikkonzern der Infor^TM Cloverleaf^® Kommuniktionsserverund das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Pegasos von NEXUS / MARABU zum Einsatz.

Die IT ist bei Asklepios übergreifend organisiert. Zu konzernweiten Digitalisierungsprojekten zählen digitale Pflegedokumentation und digitale Visite, Krankenhausinformationssysteme (KIS), Teleradiologie und Zweitmeinung sowie MD-Management. Im Bereich eHealth steht das Patientenportal mit KIS-, PACS- und Archivanbindung auf der Agenda. Eine Standardisierung innerhalb der Asklepios-Häuser wird angestrebt.

Der Bereich Medizinische Prozesse enthält die Abteilung Medizinische Fachsysteme mit den Fachteams Ambulanz & QS, Diagnostik und Therapiesysteme und das durch Sebastian Prokop als Teamleiter verantwortete Team Imaging und Archive. Sein Schwerpunkt liegt auf Zentralisierung der Systeme für alle Asklepios-Häuser.

Warum strebt man aus Konzernsicht eine Vereinheitlichung der IT an? Um gleichbleibende Qualität über die Häuser hinweg sicherzustellen und die Betreuung zu vereinfachen, erläutert Prokop. Ausschlaggebend sind dabei die Konsolidierung und die Verwendung gleicher Konzepte. 

Das Ausrollen eines digitalen Patientenaktenarchivs zählt zu den Aufgaben des IT-Fachbereichs für medizinische Bilddiagnostik und Archivierungssysteme. Wie lässt sich ein solches Projekt schnell und effizient in rund 50 Kliniken einer Krankenhausgruppe realisieren? 

„Am Anfang nimmt man sich relativ viel Zeit für die Entwicklung eines Konzepts, eines Modells, einer Schablone“, so Prokop. Diese Ansätze – inklusive Feinkonzept, Berechtigungskonzept, Datenschutz und  Identifizierung der verschiedenen Bedürfnisse – validiert man in Gesprächen mit zahlreichen Ansprechpartner*innen aus den Pilotkliniken sowie den Dienstleister*innen. Auf Basis des Blueprints, der Blaupause, führt man die Lösung in den ausgewählten Pilothäusern ein. Dabei lässt sich das Konzept noch verfeinern, an der einen oder anderen Stellschraube noch drehen. In der Pilotphase erstellt man auch eine zielgerichtete Checkliste, die später im Roll-out zum Einsatz kommt.

Diese Herangehensweise ist plausibel für Anwendungen, die in vielen Häusern – mindestens zehn oder fünfzehn – realisiert werden sollen“, erklärt der Teamleiter. „Allein für die Pilotierung benötigt man zwei bis drei Einrichtungen. Für den Roll-out reduziert sich sowohl Aufwand als auch Projektdauer auf ca. 40 bis 50 Prozent.“

„Inklusive der Vorbereitungen hat die Pilotphase ungefähr ein Dreivierteljahr erfordert“, so Prokop zum Projekt des digitalen Archivs. Dank Anwendung der Blueprint-Methode reduziert sich der Zeitaufwand für den folgenden Roll-out auf die anderen Häuser deutlich. Die Vorarbeiten liefen 2018 mit der Konzern-Projektgruppe und den Dienstleistern DMI und NEXUS / MARABU. Als Pilot­häuser wurden für 2019 Seligenstadt, Langen und Bad König festgelegt.

Die Vereinheitlichung der Registerstruktur und der Einsatz der Klinischen Dokumentenklassenliste (KDL), insbesondere für die Weiterverwendung der Dokumente in nachgelagerten Prozessen im Kontext von MD, elektronische Patientenakte (ePa) und kommender Ausbau e-health Anbindungen, zählten dabei zu den herausragenden Aufgaben. „Wir haben hierzu auch in einzelnen Abteilungen die genutzten Dokumenttypen recherchiert und mit dem Engagement klinischer Leitungen Musterordner generiert“, erinnert sich Jana Humrich. Sie war am Projekt in Burglengenfeld und Oberviechtach beteiligt und ist heute Klinikmanagerin an der Asklepios Klinik im Städtedreieck/ Burglengenfeld und Oberviechtach.

 „Die Bedeutung dieser Vereinheitlichung lag für viele Häuser nicht auf der Hand; viele haben diese Aktivität dann zum Aufräumen ihrer Formulare genutzt, was die Grundlage für wichtige Effizienzpotenziale schafft“, kommentiert Humrich. 

Zum Ende dieses Jahres sollen dank des digitalen Blueprints mit den Services von DMI und dem DMS Pegasos sämtliche Akuthäuser mit einem digitalen Archiv ausgestattet sein, die noch über keines verfügten. Im nächsten Jahr steht die Ablösung der Bestandssysteme auf dem Plan – ebenso auf Grundlage der Blaupause. Auch die Reha-Einrichtungen – neben den Akut-Reha-Kombinationshäusern – sollen später integriert werden.

Übergeordnetes Ziel des Konzerns ist, die Digitalisierung in den Häusern voranzutreiben, unterstreicht Humrich. Mit seiner Digitalstrategie möchte sich Asklepios in der Branche als Vorreiter positionieren: Der Austausch zwischen den Kliniken ist für die Mitarbeitenden somit ebenfalls einfacher – ein Vorteil für die nachhaltige Entwicklung des Konzerns, beobachtet die Klinikmanagerin.

Diese Konzern-Zielsetzung gilt wiederum auch in den einzelnen Einrichtungen – mit gewissen individuellen Anpassungen, da beispielsweise eine orthopädische Fachklinik andere Schwerpunkte hat als eine neurologische Fachklinik. „Die digitale Patientenakte ist eines von mehreren Asklepios-weiten Digitalisierungsprojekten“, beschreibt Prokop. „Bei diesem Projekt entwickelt die zuständige Asklepios-Blueprint-Gruppe Standards und baut diese weiter aus.“

In Burglengenfeld und Oberviechtach mit jeweils etwa 7.000 ambulanten und stationären Fällen läuft der Roll-out der digitalen Akte im Jahr 2020. Während die Asklepios-Häuser im „Rest des Landes“ die Digitalisierung ihrer Papierakten im DMI Servicezentrum in Leisnig durchführen lassen, geschieht wegen des Bayerischen Krankenhausgesetzes das Scannen für alle bayerischen Häuser in den Asklepios-Häusern Bad Abbach und Lindau. Vor Ort in den Krankenhäusern scannen Mitarbeitende selbst, insbesondere einzelne Dokumente, die Patient*innen mitbringen – mit Übernahme in Pegasos und der Übernahme in den revisionssicheren Speicher. Die Übernahme der Digitalisate aus den Servicestellen und dem Servicezentrum von DMI geschieht über eine Schnittstelle zum Server in Hamburg. Pegasos stellt die Akten für die Nutzung im Betrieb zur Verfügung. Alle digitalen Akten werden zentral revisionssicher im Konzern-Rechenzentrum in Hamburg vorgehalten.

„Die Zusammenarbeit zwischen den Akteur*innen in den Häusern und mit den Dienstleistern ist extrem gut gelaufen“, urteilt die Klinikmanagerin. „Man muss die Menschen mitnehmen; die persönlichen Projektgespräche und Kick-offs sowie die Vor-Ort-Schulungen waren dabei sehr hilfreich. So lassen sich auf dem Weg zum papierarmen Krankenhaus Digitalisierungsprojekte mit ihren enormen Nutzenvorteilen realisieren, die tatsächlich gelebt werden.“ Und Prokop betont: „Eine verlässliche, verantwortungsorientierte Klinik- und IT-Projektleitung sowie Dienstleister-Engagement sind essenziell für den Erfolg.“

Und der Teamleiter nennt Perspektiven: „Die Vollständigkeit der Daten, das MD-Fallmanagement mit der konkreten Herausforderung „elektronische-Vorgangsübermittlungs-Vereinbarung“ (eVV) sowie die ePA sind unsere derzeitigen Schritte im Ausbau der digitalen Akte für dieses Jahr“.