Informationssicherheit unterstützen und Reifegrad messen
Das neue Serviceportal von DMI schafft Transparenz und Souveränität für die digitale Transformation
Autor: Michael Reiter
Veröffentlichung: 16.04.2023
Ein klarer, granularer Überblick zu den Patientenakten und den eingesetzten Archivar 4.0 Leistungen des eigenen Hauses – zum jeweils aktuellen Stand: Dieser Wunsch vieler Stakeholder im Krankenhaus-Management wird jetzt Wirklichkeit. Um das bequeme, Browser-basierte Tool zu nutzen, authentifizieren sich die Anwender:innen auf Basis eines Berechtigungskonzepts. Sämtliche Vorgaben zum Datenschutz werden unter anderem dadurch eingehalten, dass in den Daten nur das jeweilige Krankenhaus identifizierbar ist – und keine Patient:innen.
Wertvolle Einblicke für viele Optimierungspotenziale
So erhalten Mitarbeitende der Führungsebene, IT-Mitarbeitende und Controller:innen beispielsweise Einblick in den Musterordner, der für ihr Haus als Basis der automatisierten Dokumententyp-Indexierung bzw. Qualifizierung der Behandlungsdokumentation angelegt ist. Das Serviceportal bietet ferner eine Übersicht über die kundenindividuellen Leistungen im Produktportfolio Archivar 4.0: Wie werden meine Akten, die DMI archiviert, qualifiziert und mit weiteren Merkmalen angereichert? DocumentEntry.classCode und DocumentEntry.typeCode sowie KDL-Code zählen zu diesen wertvollen Informationen, die der Archivar 4.0 Viewer im Rahmen des Portals präsentiert; sie bilden die Voraussetzung für Prozessoptimierung und elektronische Kommunikation, etwa im Kontext eVV und Telematikinfrastruktur.
Nur das, was man messen kann, lässt sich auch steuern und optimieren.
Das Herzstück jeder Digitalisierungsstrategie
Das Archivar 4.0 Dashboard, ein Schlüsselmodul des Serviceportals, schafft Transparenz zur Dokumenten- und Aktenlage. Es bringt Klarheit über die Entstehung der Dokumente des jeweiligen Typs – analog oder elektronisch bzw. auch durch Digitalisierung ausgedruckter Dokumente. Auf Basis dieses Ist-Standes lässt sich die Strategie entwickeln, um die Digitalisierung der Dokumentation und der dahinterliegenden Prozesse krankenhausindividuell voranzubringen. In einer Zeit, in der nach wie vor sehr hohe Anteile der Dokumentation papierbasiert sind, schafft dies die maßgebenden Voraussetzungen für die Umsetzung der Digitalisierung. Das Portal unterstützt die Transformation als fortlaufenden Prozess, indem es notwendige Daten zu beliebig wählbaren Archivierungszeitpunkten bereithält.
Die ersten Kunden greifen bereits über das Serviceportal auf das Archivar 4.0 Dashboard zu, um Auswertungen zu generieren. 2023 werden mit der ausgebauten Datenbank und Infrastruktur die rund 300 Kunden, die Archivierungsleistungen von DMI auf der höchsten Stufe einsetzen, Zugriff auf das Portal erhalten. Dieses nutzbringende Angebot, eine Eigenentwicklung, ist für diese Kunden kostenfrei.
Archivar 4.0 Dashboard: Vorteile für das Krankenhausmanagement
Das Dashboard schafft Transparenz über die Dokumentation. So ermöglicht es die Erfüllung der Anforderungen aus Vorgaben wie KHZG und Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG), indem es unter anderem folgende Fragestellungen beantwortet:
- Wie viel Zeit vergeht, bis die Behandlungsdokumentation nach Entlassung der revisionssicheren Archivierung zugeführt wird? Nur wenn die Behandlungsdokumentation zeitnah zusammengeführt ist, steht sie auch vollzählig digital für Folgeprozesse – wie Abrechnung, Privatliquidation, Archivierung, Kommunikation in die ePA – zur Verfügung.
- Welche Abteilungen produzieren noch besonders viel papierbasierte Behandlungsdokumentation? Um wie viel Papier und um welche Art von Behandlungsdokumentation handelt es sich? Nur wenn sich alle Abteilungen an die Archivordnung der Klinik halten, werden unnötige Papierausdrucke verhindert und es wird Papier eingespart. Auch unterstützende Kennzahlen für die Erfolgsbewertung von Reorganisationsmaßnahmen werden hierdurch generiert.
Die Funktionsgrundlagen des Archivar 4.0 Dashboards
Sie bilden die Basis für die Analysen:
- die digitalisierte Behandlungsdokumentation mit automatisierter Dokumententypklassifizierung, inkl. KDL-Klassierung,
- zugehörige elektronische Dokumente, inkl. KDL-Klassierung,
- kennzahlenrelevante Metadaten der digitalisierten und elektronischen Dokumente.
Die Herleitung der Aussagen erfolgt auf Basis der anerkannten standardisierten Klassifikation „Klinische Dokumentenklassen-Liste“ (KDL).
Archivar 4.0 Dashboard: Vorteile für die IT-Abteilung
Die technische Umsetzung der digitalen Transformation in den Kliniken liegt in der Verantwortung der IT-Fachleute. Um hier eine effektive Planung und Steuerung durchzuführen, sind gezielte Auswertungen zum aktuellen Digitalisierungsgrad – bezogen auf die Behandlungsdokumentation – sinnvoll. Einbezogen werden sowohl die immer noch papierbasierte Behandlungsdokumentation ebenso wie ausgedruckte, ursprünglich elektronisch erstellte Dokumente. Die Kennzahlen im Dashboard geben den Anwender:innen eine Orientierung zur Entwicklung des Digitalisierungsgrades. Sie ermöglichen ferner die gezielte Steuerung für die Auswahl der Abteilung und des zugehörigen Dokumentationsprozesses, die als nächste auf digital umgestellt werden sollen. Für die Anwender:innen aus der IT-Abteilung beantwortet das Dashboard zum Beispiel folgende Fragestellungen:
- Welche Behandlungsdokumentation wird noch papierbasiert erstellt? Die Antwort auf diese Frage ist Basis für die Planung der Umstellung papierbasierter Dokumentationsprozesse. Sie gibt aber auch Auskunft darüber, wo ggf. – trotz bereits vorhandener digitaler Dokumentationsprozesse – immer noch Papier erzeugt wird.
- Welche Behandlungsdokumentation entsteht bereits elektronisch in den Anwendungssystemen, wird aber für Folgeprozesse gedruckt? Nur wenn transparent wird, welche elektronisch generierten Dokumente weiterhin ausgedruckt werden, kann man der Ursache auf den Grund gehen. Hier ein Beispiel: Nur weil ein Arzt unbedingt sein Kürzel auf einen Laborbefund setzen möchte, rechtfertigt dies nicht, diesen extra dafür auszudrucken. Vielmehr hat die IT zu prüfen, ob der Arzt Zugriff auf das Laborinformationssystem hat oder es die Möglichkeit eines digitalen Sichtvermerks im Klinischen Arbeitsplatzsystem gibt.
