Zentraler Verwaltungsprozess digital neu aufgestellt
Klinikum St. Georg in Leipzig
Autor: Winfried Janssen
Veröffentlichung: 23.11.2022
Digitale Rechnungsbearbeitung im Klinikum St. Georg Leipzig ermöglicht neue Formen der Kommunikation und Arbeitsorganisation
„Für die heutige Zeit nicht mehr geeignet und veraltet“, so charakterisiert Thomas Werchau, der Geschäftsführer der IT-Gesellschaft des Klinikums St. Georg in Leipzig, die bis vor Kurzem durchgängige Praxis der analogen Bearbeitung von kreditorischen Rechnungen. „Wir erledigen täglich Aufgaben, die auch ein Softwaresystem für uns erledigen könnte – und das deutlich schneller“, führt er weiter aus.
Schlüsselvorteile
Kernelemente der Lösung
Ortsunabhängige und schnellere Bearbeitung
Die Verwaltung des Klinikums St. Georg in Leipzig arbeitete bis vor Kurzem noch so, wie es auch in vielen anderen Häusern gängige Praxis ist: Eingangsrechnungen werden manuell geprüft und bearbeitet. Gibt es wie in Leipzig mehrere Standorte, die bei der Rechnungsprüfung involviert sind, kann sich dieser Prozess schon einmal über einen längeren Zeitraum strecken. Hier die notwendige Transparenz herzustellen, ist nicht einfach. Erfolgt die Rechnungsbearbeitung allerdings digital, kann sie innerhalb von Minuten an den nächsten Kollegen/in weitergeleitet werden – egal, wo sich der Mitarbeitende befindet. Auch kann jeder Berechtigte jederzeit den Bearbeitungsstatus einsehen. Dies gewährleistet eine lückenlose Transparenz der Prozesse.
2020 hatte die Reorganisation der Rechnungsverarbeitung einen Reifegrad erreicht, von dem aus mit der Umsetzung begonnen werden konnte. Ziel war es, einen Wandel zu vollziehen, bei dem der Prozess dorthin gebracht wird, wo der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sitzt, unabhängig vom Arbeitsplatz auf dem Campus oder remote im Home Office. Eine digitale Sachbearbeitung schafft die kommunikative Voraussetzung für effiziente Umsetzungen, so eine Erkenntnis aus der Planungsphase. Als Konsequenz galt es, den Ablauf ab dem Startpunkt – dem Rechnungseingang – neu zu konzipieren.
Die Entscheidung fiel für die tagesaktuelle Digitalisierung und Erfassung der Rechnungen inkl. der Metadaten durch DMI. Der interne SAP Prozess sollte im xSuite invoice cube der xSuite Gruppe abgebildet werden.
„Wenn man in ein spannendes Projekt für die Zukunft gehen will, ist es gut, mit Partnern zu gehen, auf die man sich verlassen kann.“
Make or buy?
Sollten eigene Mitarbeiter zukünftig Papierrechnungen an einer Scaneinheit aufbereiten und digitalisieren oder lässt man das doch besser von dem Fachpersonal eines spezialisierten Dienstleisters machen? Und wer qualifiziert anschließend die digitalisierten Rechnungen? „Wir wollen schlanke Prozesse, die reibungslos funktionieren, und keine neuen Strukturen und Aufgaben, die nicht zu unserer Kernkompetenz passen“, erläutert Werchau die Entscheidung dafür, Experten ins Haus zu holen. „IT-Kompetenz, um mögliche Alternativen bewerten zu können und bei den Anbietern die Spreu vom Weizen zu trennen, war im Haus genügend vorhanden“, beschreibt Werchau den weiteren Weg. Zwei potenzielle Kandidaten waren schnell gefunden. Der IT-Dienstleistungsspezialist DMI hatte bereits jahrelange Erfahrung mit der Digitalisierung von Rechnungen und war außerdem im Klinikum bereits durch die Digitalisierung der Patientenakten bekannt. Mit dem Softwarepartner, der xSuite Group GmbH aus Ahrensburg, der bereits in der Uni Leipzig, ebenfalls ein langjähriger DMI Kunde, also in der direkten Nachbarschaft, etabliert war, verfügte DMI über ein überzeugendes Konzept und die notwendige Umsetzungskompetenz, um im Klinikum St. Georg ein neues Kapitel in einem zentralen Verwaltungsprozess aufzuschlagen. „Wenn man in ein spannendes Projekt für die Zukunft gehen will, ist es gut, mit Partnern zu gehen, auf die man sich verlassen kann“, beschreibt Werchau seine Sicht auf die Zusammenarbeit mit DMI und xSuite.
„Ein neuer digitaler Prozess bietet die Möglichkeit, bestehende Abläufe zu hinterfragen und weitere Fortschritte auf dem Weg der Standardisierung innerhalb der Organisation zu erzielen.“
Auf neuen Wegen Schritt für Schritt zum Erfolg
Von Anfang an war klar, neue Wege geht man am besten schrittweise. Es wurde beschlossen, zunächst in einem Teilbereich Erfahrungen zu sammeln und dabei Spezifikationen für das Gesamtunternehmen zu implementieren. Daher fiel der Startschuss für die Umstellung im Teilsegment der Eingangsrechnungen der IT-Gesellschaft des Klinikums St. Georg Leipzig.
„Der Vorteil dieses Ansatzes liegt auch darin, dass in der IT-Gesellschaft einerseits eine ausreichende Diversität an Rechnungstypen und somit ein repräsentatives Abbild des gesamten Klinikums vorhanden ist und andererseits dort zugleich auch die Projektleitung und –steuerung angesiedelt ist, man also sowohl Anwender wie auch Umsetzungsbeauftragter ist“, erläutert Anja Moh, die als Assistentin der Geschäftsführung in der täglichen Anwendung des neuen Prozesses steht, das gewählte Vorgehen. Dadurch entstehen keine Reibungsverluste, die ansonsten in einer Pilotphase mit unterschiedlichen Abteilungen sicherlich anfallen würden. „Als IT-Gesellschaft haben wir einerseits das notwendige Wissen um digitale Prozesse und andererseits stehen wir in unserer täglichen Arbeit im Austausch mit allen Bereichen des Klinikums, also mit den zukünftigen Anwendern beim Rollout“, bewertet sie den Vorteil der schrittweisen Realisation.
Mit dem Produktivstart in 2021 werden in einer ersten Ausbaustufe Rechnungen, die an die IT-Gesellschaft adressiert sind, nicht mehr in die Sachbearbeitung gegeben, sondern zunächst an DMI übermittelt, wo sie eingescannt und anschließend über eine Erkennungs- und Klassifizierungssoftware ausgelesen und für die weitere Bearbeitung in xSuite an das Klinikum zurückgespielt werden. Rechnungen, die per Email als unstrukturiertes PDF eintreffen, werden ebenfalls an DMI übermittelt und dort in den Erkennungs- und Klassifizierungsprozess eingespeist. Im Rahmen der DMI Dienstleistung werden die Kopf- und Fussdaten der Rechnungen validiert und Bestellnummern ausgelesen. Potenzielle Klärfälle werden identifiziert und gemeldet.
„Man sieht sofort und auf einen Blick, wo im Prozess sich eine Rechnung befindet, wer sie gerade bearbeitet und wann die Buchung stattgefunden hat. Diesen Grad an Transparenz hatten wir vorher bei weitem nicht.“
Wenn diese Pilotphase erfolgreich abgeschlossen ist, werden sukzessive die weiteren Teilbuchhaltungen integriert. Am Ende werden alle Lieferanten involviert, damit dann zukünftig die Rechnungen, so sie noch in Papierform an das Klinikum gerichtet werden, direkt an ein Postfach beim Dienstleister DMI versendet werden, was den Verarbeitungsprozess noch einmal signifikant verkürzen wird. Das neue System ist so konzipiert, dass auch die in rein elektronischer Form als XRechnungen oder im ZUGFeRD-Format eingehenden Vorgänge bearbeitet werden können.
Transparenz und Zeitersparnis überzeugen
Bereits nach kurzer Zeit wurde der Vorzug der neuen digitalen Arbeitsweise deutlich. Die Buchungsvorgänge sind transparenter geworden. „Man sieht sofort und auf einen Blick, wo im Prozess sich eine Rechnung befindet, wer sie gerade bearbeitet und wann die Buchung stattgefunden hat. Diesen Grad an Transparenz hatten wir vorher bei weitem nicht“, unterstreicht Moh die positiven Veränderungen, die sich jetzt ergeben haben. Ganz ausdrücklich begrüßt sie auch den Wegfall der „leidigen Kontierungsstempel“ und vor allem das früher notwendige und sehr zeitintensive Abtippen von Rechnungsinhalten, was jetzt der
Vergangenheit angehört. Die Vorgangsbearbeitung am Bildschirm hat einen nicht zu unterschätzenden Zeiteinsparungseffekt mit sich gebracht. Medienbrüche können in einem von Anfang an digital konzipierten Workflow effizient eliminiert werden.
Die in xSuite integrierte Prüfsoftware befreit den Mitarbeiter, die Mitarbeiterin am Bildschirm von vielen Kontroll- sowie Organisationsaufgaben und gibt mehr Raum für die eigentliche Sachbearbeitung.
Organisationsstrukturen neu gedacht
Die Digitalisierung dieses komplexen Workflows gibt dem Klinikum die Gelegenheit, über ganz neue Formen der Arbeitsorganisation nachzudenken.
René Richter vom Geschäftsbereich Finanzen und Controlling sieht das ganz pragmatisch: „Ein neuer digitaler Prozess bietet die Möglichkeit, bestehende Abläufe zu hinterfragen und weitere Fortschritte auf dem Weg der Standardisierung innerhalb der Organisation zu erzielen.“
Wenn die Arbeit zum Mitarbeiter kommt, was ja durch den Onlinezugriff möglich ist, dann muss der Mitarbeiter nicht mehr zwingend sich dort aufhalten, wo er physischen Zugriff auf die Rechnungen und die damit verbundenen Dokumente hat. Das macht als Nebeneffekt die Tätigkeiten an sich oftmals attraktiver. Home Office ist nur eine dieser Formen der Veränderung. Ganz generell können in der digitalen Organisation solche Aufgaben auch „sektorenüberbergreifend“ umgesetzt werden. Zusammen mit einem möglichst hohen Grad an Standardisierung ist beispielsweise eine Vertretungsregelung bei Urlaub oder Krankheit deutlich einfacher zu gewährleisten.
Über das Klinikum St. Georg Leipzig
Das Klinikum St. Georg führt seine 800jährige Geschichte auf das Hospital St. Georg zurück, dessen Gründung auf das Jahr 1212 zurückgeht, und ist das älteste und nach dem Universitätsklinikum das zweitgrößte Krankenhaus in Leipzig.
- 1.200 Betten in 25 Kliniken, 40.610 stationäre Fälle
- Über 3.000 Mitarbeitende
