Schneller, besser, transparenter

Malteser Hilfsdienst

Autor: Winfried Janßen & Mareike Weberink
Veröffentlichung: 22.10.2023

Die Malteser setzen bundesweit bei der Verarbeitung der Eingangsrechnungen auf DMI und xSuite als starke Dienstleistungspartner an ihrer Seite. 

Warum die Umstellung auf ein digitales System? „Weil wir dadurch schneller und effizienter arbeiten, von großen Standorten bis hin zu Kleinsteinrichtungen“, erklärt Burkhard Schulte, Referent Finanzen/Bilanzen bei der Malteser Zentrale in Köln für Malteser Hilfsdienst und Malteser Deutschland, und ist froh, die ursprüngliche Einführung schon im Jahr 2019 angegangen zu haben, noch bevor die Pandemie auf allen Ebenen neue Prozesse und Strukturen forderte.

Auch heute noch arbeiten zahlreiche Malteser im Homeoffice. „Natürlich kann ein Rettungswagen nicht von zuhause aus gesteuert werden“, sagt Schulte. Doch in der Verwaltung habe sich eingespielt, zwei, drei oder mehr Tage nicht im Büro zu sein. Dennoch müssen täglich etwa 1.800 Rechnungen bearbeitet werden, „etwa drei Viertel davon erhalten wir bereits elektronisch“. Die Rechnungen werden über ein gesondert eingerichtetes Postfach direkt an das DMI Dienstleistungszentrum für digitale Verwaltungsprozesse geschickt. Dort werden im weiteren Produktionsprozess die buchungsrelevanten Rechnungsdaten EDV-gestützt ausgelesen, manuell überprüft und anschließend an den digitalen Workflow xSuite Invoice übertragen. Und zwar alle Rechnungen, nicht nur die elektronischen. Analoge Post wird zunächst gescannt und steht anschließend, wie der gesamte Rechnungseingang, tagesaktuell für die elektronische Weiterverarbeitung zur Verfügung – zum Beispiel auch für mobile Freigaben.

Die xSuite-Workflow-Lösung wurde in SAP ECC eingeführt und wird nun auch in der neuen S/4HANA-Umgebung eingesetzt. Auch Standorte, die heute noch kein SAP-System im Einsatz haben, können die Lösung über einen Web-basierten Workflow mit Anbindung an das Diamant-System nutzen.

Das neue System unterstützt die Beschäftigten im Rechnungsprüfungsprozess mit einer Vielzahl von Möglichkeiten zur schnelleren und komfortableren Bearbeitung der Aufgaben, wie z. B. durch Kontierungsvorlagen, Mailvorlagen für die Kommunikation mit den Lieferanten, einfaches Hochladen von Anlagen zum Vorgang, dokumentierte Rückfragemöglichkeiten, Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen oder ein Rechnungseingangsbuch und umfangreiche Selektionskriterien. Durch die automatisierte Zuordnung der Bearbeiter:in kann der Prozess entsprechend der Unternehmensrichtlinien gestaltet und im Bedarfsfall flexibel durch eine:n Administrator:in angepasst werden. Besonders die SAP-User profitieren von der tiefen Integration der Lösung und können jederzeit in die Standard-SAP-Transaktionen abspringen. Für Anwender:innen, die nicht im SAP GUI arbeiten, steht eine Web-Oberfläche zur Verfügung.

Mit der Einführung des xSuite-Workflows sind die Prüfungs- und Freigabeprozesse nicht nur schneller geworden, es war auch möglich, die Transparenz über die Rechnungsvorgänge im Unternehmen zu erhöhen und eine Vereinheitlichung von Prozessen und Abläufen zu erzielen.

"Es muss niemand mehr Papier herumtragen, keine Rechnung wird mehr doppelt angefasst und es muss schon gar niemand mehr Informationen umständlich abtippen.“

Burkhard Schulte, Referent Finanzen/Bilanzen, Malteser Hilfsdienst gGmbH 

Alle Informationen sind an einer Stelle gebündelt, die Transparenz ist durchgängig gewährleistet. Und auch in Sachen Compliance – Stichwort Vier-Augen-Prinzip – sei man mit der neuen Lösung sehr gut aufgestellt. Von der eingesparten Arbeitszeit ganz zu schweigen. Um das zu gewährleisten, werden Rechnungen aus dem gesamten Malteserbereich direkt an DMI übermittelt, dort, wie beschrieben, verarbeitet und ins System der Malteser übertragen. Die Verarbeitung von sämtlichen Rechnungsformaten – möglich sind etwa XRechnungen, Rechnungen als PDF, E-Mails und Papierrechnungen – erfolgt im DMI Dienstleistungszentrum in zertifizierten Produktionsumgebungen. Die angewendeten Verfahren werden von DMI selbstverständlich an die Bedarfe des jeweiligen Kunden angepasst, denn: „Nicht jeder Beleg, der bei uns reinkommt, sieht aus wie eine klassische Rechnung“, sagt Schulte.

Schlüsselvorteile

Papierloser Workflow
Gesteigerte Transparenz im gesamten Bearbeitungsprozess
Der digitale Workflow ermöglicht Variabilität in der Arbeitsorganisation
Erleichterte Kommunikation über Standortgrenzen hinweg
Erleichterte Freigabe von Rechnungen durch unmittelbaren Zugriff berechtigter Mitarbeiter:innen
Schnellere Vorgangsbearbeitung durch Wegfall manueller Kontierungsarbeiten
Bearbeitungsrelevante Rechnungsdetails werden im Scanprozess ausgelesen und bereitgestellt und potenzielle Klärfälle direkt identifiziert
System ist für digitale Erweiterung (neue Rechnungsformate) offen

700 Standorte in ganz Deutschland

IT-technisch wird dieses Projekt, wie alle Digitalprojekte, von der Maltesertochter SoCura gGmbH umgesetzt. Fachlich liegt die Verantwortung in der Person von Burkhard Schulte, der vom Malteser Hilfsdienst kommend der Malteser Deutschland Zentrale zugeordnet ist und mit diesem Projekt weitere Anforderungen unter einen zentralen Hut bringt: „Wir sind an 700 Standorten in Deutschland vertreten.“ Heute müsse niemand mehr auf die Post warten, um eine Rechnung freizugeben. Durch die Umstellungen seien alle Dienststellen miteinander vernetzt. Um das ganze Team mitzunehmen, wurde die Umstellung nicht durch einen einzigen Go-live gestemmt, sondern schrittweise ausgerollt. „Wir haben mit einzelnen Regionen angefangen und haben das dann nach und nach erweitert“, sagt Schulte, der nicht nur nach außen kommuniziert, sondern eben auch nach innen als Ansprechpartner fungiert. „Und da haben wir ganz unterschiedliche Bedarfe, die wir nun sehr gut abdecken können, von großen Standorten bis hin zu ganz kleinen Dienststellen, die hauptsächlich von Ehrenamtlichen abgedeckt werden und nur wenige Rechnungen im Monat bearbeiten müssen.“

„Wir haben die besten verfügbaren Lösungen zusammengeführt, um für die Anwender:innen bei den Maltesern eine optimale Gesamtlösung zu schaffen. Diese passt in die Unternehmensstruktur und lässt sich flexibel erweitern und ausrollen. Die professionelle Zusammenarbeit der Projekt-Teams hat sich auch hier wieder bewährt.“  

Tom Kusmat, Key Account Manager, xSuite Group GmbH

Leistungen von DMI 

Externe Verarbeitung der Rechnungen bei DMI m eigenen zertifizierten Dienstleistungszentrum
Scannen, Auslesen und Validieren der Rechnungsdaten
Übergabe über DMI Konnektor an den SAP Workflow xSuite Invoice
Archivierung der Rechnungen über zertifizierten AVP ArchiveLink
Verarbeitung der digitalen Rechnungen: XRechnung, ZUGFeRD und PDF
Digitale, medienbruchfreie Verarbeitung im gesamten Rechnungs-Workflow
Rücklieferung der Datenstrukturen am gleichen Werktag, Servicelevel „Same Day“
Schnittstellen zum SAP- und Diamant-System

Leistungen von xSuite

SAP-integrierte und -zertifizierte Workflow-Lösung zur Rechnungsbearbeitung, geeignet für SAP ERP und SAP S/4HANA sowie Non-SAP-Systeme mit Anbindung an Diamant- und AMOR-Systeme sowie Archivierung
xSuite Interface zur Übernahme der Daten von DMI, automatisierte Übernahme von elektronischen Rechnungen
Regelbasierte, SAP-integrierte Workflows und flexible Nutzung per SAP GUI, Web oder SAP Fiori oder Web für Standorte mit Diamant-Software, Rechnungseingangsbuch, Workflow-Protokoll

Direkte Kommunikation überzeugt

Als interner Ansprechpartner pflegt Schulte, der selbst 1978 zu den Maltesern stieß, einen regelmäßigen und intensiven Kontakt mit den einzelnen Standorten. Genau diese Form von Dialog ist ihm auch im Umgang mit externen Dienstleistern wichtig. Das war letztendlich mitentscheidend bei der Wahl von DMI und xSuite als zukünftige Partner. „Klar, das Wirtschaftliche in der Ausschreibung stimmte auch, Preis-Leistung war einfach überzeugend“, doch noch ein anderer Aspekt wog schwer: die persönliche Betreuung. „Vorher hatten wir einen Dienstleister, der für uns nur über E-Mails erreichbar war. Es gab keine andere Möglichkeit, als ein Ticket zu eröffnen.“ Und an der Stelle konnte DMI bereits in der Ausschreibung besonders mit kompetenter Beratung punkten. „Wann immer, auch im Nachgang, Fragen auftauchten, konnten wir sie schnell mit DMI klären“, so Schulte. Ein Service, den ein Dienstleister, der nur per Ticketsystem erreichbar ist, nicht leisten kann: „Klar kann man auch 15 E-Mails hin und her schreiben“, blickt Schulte zurück, „man kann aber auch mal eben telefonieren“, verdeutlicht er den Vorteil, der sich eben dadurch nicht nur auf den Zeit-, sondern auch auf den Kostenfaktor erstreckt.

Perspektive in der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit DMI und xSuite wurde im Herbst 2020 ausgerollt, und im Sommer 2021 war die Umstellung an allen Standorten beendet. Ist das jetzt das Ende der Fahnenstange? Möglicherweise nicht: „Wir haben Bereiche, die noch nicht eingebunden sind, wie zum Beispiel Malteser International. Perspektivisch ist somit, über den bisherigen Projektumfang hinaus, Expansionspotenzial gegeben, das in weiteren Ausbaustufen gehoben werden soll. Denn grundsätzlich“, so formuliert es Schulte, „haben wir einen hohen Grad an Zufriedenheit. Rechnungen bleiben nirgendwo mehr ‚hängen‘, Doppelbelastungen sinken und das Zahnrad läuft einfach wieder runder“. Auch die Umstellung weiterer Standorte auf SAP S/4HANA ist mit dem Invoice Workflow von xSuite kein Problem.

„Das innovative und richtungweisende Projekt, das wir zur Unterstützung der Shared Services innerhalb der Maltesergruppe mit Leben ausgefüllt haben, ist ein Paradebeispiel für die solide und bewährte Zusammenarbeit, die wir über die Jahre mit unserem verlässlichen Lösungspartner xSuite aufgebaut haben. Diese Kooperation hat es uns ermöglicht, effiziente und zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln, die wesentlich zum Erfolg der gesamten Organisation beitragen.“

Axel Riemer, Prokurist Produkt- und Partnermanagement, DMI

Über die Malteser:

Die Malteser in Deutschland sind eine katholische Hilfsorganisation und Träger von stationären Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens. In Deutschland engagieren sich rund 55.000 Malteser ehrenamtlich. Mit 40.500 hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind die Malteser zugleich einer der großen Arbeitgeber im Gesundheits- und Sozialwesen. 

  • 700 Standorte in ganz Deutschland
  • 4 Krankenhäuser und Fachkliniken, 41 ambulante Pflegedienste, 41 Wohn- und Pflegeeinrichtungen/Altenhilfe

    www.malteser.de
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